С 1 сентября 2026 года участникам внутрироссийских грузоперевозок необходимо перейти на электронный документооборот для ряда перевозочных документов. Новые требования предусмотрены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ (http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202506070016).
Изменения затронут всех участников логистической цепочки, работающих с перевозкой грузов наёмным транспортом: грузоотправителей и грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. При этом обязанность работать с электронными документами распространяется и на компании, которые только принимают груз. В частности, грузополучателю необходимо подписать электронную транспортную накладную в части, подтверждающей приёмку товара.
Какие документы необходимо перевести в электронный формат?
С 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным для следующих документов:
- транспортных накладных;
- заказов и заявок на перевозку;
- поручений экспедитору;
- экспедиторских и складских расписок;
- железнодорожных транспортных накладных;
- авиационных грузовых накладных.
Как организовать работу с электронными документами?
Обмен перевозочными документами будет осуществляться через информационные системы аккредитованных операторов ИС ЭПД. Они обеспечивают передачу документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД (https://public.epd-portal.ru/?utm_referrer=https:%2F%2Fmintrans.gov.ru%2F).
Самостоятельно подключаться непосредственно к государственной системе организациям и индивидуальным предпринимателям не нужно. Для работы достаточно выбрать аккредитованного оператора и настроить электронный документооборот.
Что необходимо сделать до начала обязательного перехода?
Чтобы подготовиться к новым требованиям без спешки и сбоев в работе, рекомендуем заранее выполнить несколько шагов:
1. Определить перечень документов. Разберитесь, какие перевозочные документы ваша компания оформляет, получает и подписывает в рамках своей деятельности.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Ознакомьтесь с доступными решениями и выберите подходящего поставщика услуг. Актуальный перечень аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса России (https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380).
3. Подготовить сотрудников. Назначьте ответственных за работу с электронными документами, настройте права доступа, оформите необходимые электронные подписи и, если требуется, машиночитаемые доверенности.
4. Проверить обмен документами. До вступления требований в силу протестируйте работу системы совместно с основными контрагентами.
Важно учитывать, что электронный документооборот полноценно работает только тогда, когда к нему подключены все участники конкретной логистической цепочки. Поэтому подготовку следует согласовывать с партнёрами заранее, чтобы переход на новый формат не повлиял на сроки перевозок и обработку документов.
Какие преимущества даёт электронный документооборот?
Переход на электронные перевозочные документы – это не только выполнение законодательных требований, но и возможность оптимизировать повседневные процессы. Электронный формат позволяет ускорить обмен документами, сократить расходы на бумагу, печать и доставку, упростить хранение документов и повысить прозрачность перевозок.
Подробные разъяснения и актуальная информация о требованиях к транспортному электронному документообороту доступны на официальном сайте ФНС России в разделе «Обязательный транспортный ЭДО» (https://www.nalog.gov.ru/rn30/related_activities/el_doc/el_bus_entities/edotransp/).
Команда ООО «Вест ол» рекомендует не откладывать подготовку: заблаговременное подключение к системе и согласование порядка работы с контрагентами помогут перейти на электронный документооборот спокойно и без лишних сложностей!